Ein Protokoll ist ein schriftlicher Bericht, der den Verlauf und die Ergebnisse eines Meetings, einer Besprechung oder einer Veranstaltung dokumentiert. Es dient als Nachweis und Gedächtnisstütze für die Teilnehmer und als Informationsquelle für diejenigen, die nicht anwesend waren. Hier sind die wichtigsten Schritte und Tipps, wie man ein Protokoll schreibt:
1. Vorbereitung vor dem Protokollieren
- Zweck des Protokolls klären: Soll es Entscheidungen festhalten, Diskussionen zusammenfassen oder nur eine Anwesenheitsliste führen?
- Vorlage vorbereiten: Eine klare Struktur erleichtert die Arbeit. Typische Elemente sind:
- Kopfbereich: Datum, Ort, Uhrzeit, Name der Sitzung, Teilnehmer und Protokollführer.
- Hauptteil: Agenda-Punkte, Diskussionen, Beschlüsse und Aufgaben.
- Abschluss: Zeitpunkt des Endes der Sitzung und ggf. Termin der nächsten Sitzung.
- Werkzeuge bereitstellen: Notizblock, Laptop oder Aufnahmegerät für die Nachbereitung.
2. Protokoll während der Sitzung schreiben
- Konzentration auf das Wesentliche:
Notieren Sie keine wörtlichen Aussagen, sondern fassen Sie die Kernaussagen prägnant zusammen. - Struktur einhalten: Halten Sie sich an die Agenda-Punkte.
- Neutral und objektiv bleiben: Vermeiden Sie persönliche Meinungen oder Wertungen.
- Ergebnisse hervorheben: Entscheidungen, Abstimmungen und vereinbarte Maßnahmen klar und präzise notieren.
3. Arten von Protokollen
Es gibt verschiedene Typen, die je nach Zweck verwendet werden:
- Wortprotokoll: Dokumentiert die Diskussion detailliert und fast wortgetreu.
- Verlaufsprotokoll: Gibt den Diskussionsverlauf in komprimierter Form wieder.
- Ergebnisprotokoll: Konzentriert sich ausschließlich auf die getroffenen Beschlüsse und Vereinbarungen.
4. Nachbereitung des Protokolls
- Aufbereitung der Notizen: Direkt nach der Sitzung die Notizen ordnen und in eine finale Version übertragen.
- Korrekturlesen: Auf Vollständigkeit, Klarheit und sprachliche Fehler prüfen.
- Verteilung: Das Protokoll zeitnah an alle Teilnehmer und relevanten Personen senden.
5. Tipps für ein gelungenes Protokoll
- Prägnanz und Klarheit: Kurze, klare Sätze sind besser als langatmige Ausführungen.
- Einheitliche Sprache: Fachbegriffe konsistent verwenden und Abkürzungen erklären.
- Zukunftsorientiert: Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit Fristen festhalten, damit sie nachvollziehbar bleiben.
Ein gut geschriebenes Protokoll ist ein wertvolles Werkzeug, um Transparenz zu schaffen und die Effizienz von Teams zu steigern. Mit etwas Übung wird das Protokollieren zu einer Routine, die sich für jede Organisation auszahlt.